Décret du 14 Mars 2005 relatif aux comptes du syndicat de copropriétaires

Article 1 : 

Les écritures sont passées selon le système dit « en partie double ». Dans ce système tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

Article 2 :

Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat.

Le livre journal : Il enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.

Le grand livre : des comptes regroupe l’ensemble des comptes utilisé par le syndicat opération par opération.

Le syndic édite deux balances générales des comptes. L’une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance.

Article 3 :

Les opérations sont enregistrées TTC dans les comptes dont l’intitulé correspond à leur nature. Le montant et le taux des taxes sont indiqués lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ont déclaré être assujettis à la TVA.

Article 4 : 

Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l’appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l’appel de fonds et son objet.

La date à laquelle le paiement est intervenu peut être mentionnée sur les factures, mémoires et situations.

Article 5 : 

Les documents comptables sont tenus sans altération et sans blanc. Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire.

Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre à la date d’arrêté des comptes.

Article 6 :

La nomenclature des comptes est constituée par la liste des comptes classés, numérotées et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement.

Article 7 :

Les comptes sont répartis comme suit : 

Classe 1 : Provisions, avances, subventions et emprunts

Classe 4 : Copropriétaires et tiers

Classe 5 : Comptes financiers

Classe 6 : Comptes de charges

Classe 7 : Comptes DE PRODUITS

Article 8 :

Les classes de comptes et comptes retenus par les présentes règles spécifiques sont les seuls utilisables par le syndic pour l’enregistrement des opérations effectuées par le syndicat des copropriétaires. Les règles du plan comptables général des entreprises ne peuvent pas être appliquées pour détailler les comptes retenus par le présent plan comptable. Lorsque les comptes prévus par la présente nomenclature ne suffisent pas au syndicat pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, il peut ouvrir toute subdivision nécessaire.

Article 9 :

Aucune compensation ne doit être effectuée entre les comptes dont le solde est débiteur et les comptes dont le solde est créditeur. Les versements des copropriétaires sont affectés, à défaut d’indication contraire, au règlement de la dette la plus ancienne.

Article 10 :

Règles spéciales concernant l’utilisation des comptes (nous le verrons dans un autre article).

Article 11 :

Les documents comptables sont établis au nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble. Ils précisent leur contenu et la référence de l’exercice comptable auquel ils se rapportent.

Le syndic tient à la disposition à l’occasion de toute vérification, le rand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires.

Les rubriques utilisées pendant l’exercice pour l’enregistrement des opérations sont reproduites clairement dans les documents dressés pour l’information des copropriétaires. Il en est de même pour les codes comptables, sauf pour l’établissement des annexes numéros 3 et 4.