LA FEUILLE DE PRESENCE (assemblée générale)

La signature de la feuille de présence :

En début de scéance, tous les copropriétaires présents à l’assemblée générale doivent se faire recenser en signant une feuille de présence. La feuille de présence, qui peut comporter plusieurs feuillets, doit être établie à chaque assemblée générale et signée par tous les participants.

Elle permet de recenser les copropriétaires présents et représentés et de déterminer le nombre de votants. Les mentions qui y sont portées permettent de contrôler la régularité de l’assemblée générale. La loi ne précise pas qui établit la feuille de présence. Dans les copropriétés comprenant plusieurs immeubles, il est possible d’établir une feuille de présence par immeuble.

L'importance de la feuille de présence :

La feuille de présence est un document fondamental. Son absence est un motif d’annulation de l’assemblée générale en justice. Il en va de même si elle ne contient pas toutes les mentions exigées par la loi. En revanche de simples erreurs matérielles ne portent pas à conséquence, dès lors qu’elles peuvent être rétablies. C’est le cas, par exemple, lorsqu’un copropriétaire à été noté par erreur sur la liste des absents, mais que son vote et ses voix ont été décomptés. Plus généralement, la feuille de présence est régulière lorsqu’elle contient assez d’éléments permettant d’identifier ceux qui ont assisté à l’assemblée, de contrôler les résultats des votes et le nombres de tantièmes représentés par la majorité. La feuille de présence peut être tenue sous la forme électronique dés que la personne dont elle émane peut être identifié selon un procédé fiable et que son intégrité est assurée.

Le contenu de la feuille de présence

La feuille de présence indique les noms et domicile de tous les copropritaires et, le cas échéant ceux de leurs représentant. Bien que la loi ne l’exie pas, les pouvoirs des mandataires y sont souvent annexés.

Elle précise également, le nombre de voix dont dispose chaque votant. Celui ci est calculé en fonction des tantiémes de parties communes attachées à chaque lot de copropriété. Il faut tenir compte, s’il y a lieu de la réduction des voix d’un copropriétaire majoritaire. S i une question figurant à l’ordre du jour ne recquiert que le vote des copropriétaires concernés la feuille de présence doit en tenir compte pour l’indication du nombre de voix.

La feuille de présence doit encore mentionner le total des voix dont dispose chaque mandataire ayant reçu plus de trois procurations. Cela permet de vérifier si la règles des 10% a bien été respectée. Enfin il est courant d’y indiquer les numéros de lots appartenant aux copropriétaires. Mais ce n’est pas obligatoire.

La consultation de la feuille de présence

Tout copropriétaire peut consulter la feuille de présence pendant la durée de l’assemblée. Elle doit ensuite être annexée auxcompte rendu de la scéance et etre conservée par le syndic dans le registre des procés verbaux. Le syndic n’est pas tenu d’adresser une copie de la feuille de présence à l’ensemble des copropriétaires. En revanche tout copropriétaires peut en obtenir gratuitement une copie. Le syndic ne peut pas refuser sa communication enpretextant que cela porterais atteinte à la vie privée des copropriétairesdu fait que leur adresse figure sur le document.